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L’importance de l’inscription d’un employé au régime d’assurance collective

04 juin 2026

Lorsqu’un employeur met en place un régime d’assurance collective, il ne s’agit pas uniquement d’un avantage social, mais bien d’un engagement contractuel et de gestion envers ses employés. Parmi les responsabilités les plus importantes qui en découlent figure l’inscription diligente et en temps opportun de chaque employé admissible

Une obligation administrative aux conséquences majeures

Au Québec, la participation à un régime d’assurance collective est obligatoire pour les employés qui répondent aux critères d’admissibilité, notamment pour les garanties d’assurance vie et d’assurance invalidité. 

Une fois la période d’attente prévue au contrat écoulée, l’employeur doit procéder à l’inscription de l’employé, même si celui-ci est encore en période de probation ou ne formule pas de demande d’adhésion.

Une omission, qu’elle soit involontaire ou simplement administrative, peut entraîner des conséquences importantes. Un employé non inscrit n’est pas couvert par l’assureur ou s’il est inscrit tardivement, l'adhérent peut se voir refuser par l'assureur une prestation à laquelle, n'eût été de l'erreur, il aurait eu droit. 

Un risque financier direct pour l’employeur

Si un employé admissible n’est pas inscrit au régime et qu’un événement tel qu’un décès, invalidité de courte ou de longue durée survient, l’assureur pourrait refuser de verser les prestations, faute d’adhésion valide. 

Dans une telle situation, les tribunaux québécois reconnaissent fréquemment que l’employeur peut être tenu responsable de compenser la perte de protection, puisqu’il est la partie responsable de l’administration du régime.

Concrètement, cela signifie que l’employeur pourrait devoir :

• Verser lui-même le capital assuré en cas de décès;
• Assumer le paiement de prestations d’invalidité sur plusieurs années;
• Faire face à des réclamations de la succession ou des bénéficiaires, accompagnées de frais juridiques et d’intérêts.

Une bonne pratique de gestion

Afin de limiter les risques, il est recommandé que l’employeur :

• Mette en place un processus clair d’inscription automatique dès la fin de la période d’admissibilité;
• Tienne des registres précis des dates d’entrée en fonction, d’admissibilité et d’inscription;
• Informe clairement les employés du caractère obligatoire du régime;
• Effectue des révisions périodiques de la liste des employés assurés.

Conclusion

L’inscription d’un employé admissible au régime d’assurance collective n’est pas une simple formalité administrative. Elle constitue une responsabilité essentielle, au cœur du rôle de l’employeur à titre de preneur du régime. 

Une seule omission peut entraîner des conséquences humaines, financières et juridiques importantes. Une gestion rigoureuse en la matière est donc non seulement souhaitable, mais indispensable.

Référence : L'assurance collective en milieu de travail | RJQ 

Rédigé par Julie Pelletier B.A.A

Développement des affaires et solutions RH
Conseillère en assurance et rentes collectives¹

¹ Auprès de GFM Groupe Financier